لائحة الاتصالات الرسمية: لا للتبجيل والإسهاب الممل في المراسلات
الرياض: صُبرة
نشرت الجريدة الرسمية “أم القرى”، اليوم الجمعة، تفاصيل لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها ، و جاءت في 87 مادة.
وتختصر لكم “صبرة” أبرز ما جاء في مواد اللائحة:
– تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل في المراسلات.
– ألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ.
– أن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية.
– أن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
– ألا تستعمل فيها الألفاظ الدالة على التبجيل.
– يكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- من خلال مستويات إدارية متساوية. وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن.
– لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية.
– إذا كان للمسؤول أكثر من مركز وظيفي رسمي، فيخاطب باسم الوظيفة التي يتعلق بها الموضوع.
– تسلم الرسالة للجهة الموجهة إليها الرسالة.
– تدون البسملة في منتصف أعلى الرسالة (بسم الله الرحمن الرحيم).
– يطبع تحت البسملة شعار المملكة (السيفان والنخلة)، أو شعار الجهاز.
– يدون اسم (المملكة العربية السعودية) واسم الجهاز ورمزه في أعلى الزاوية اليمنى.
– يدون رقم الصادر وتاريخه وعدد المرافقات في أعلى الزاوية اليسرى.
– يوضع إطار لمحتويات الرسالة باللون الأخضر المستخدم في الشعار الرسمي، ويحدد بهوامش خارجية من اليمين بمسافة (1.2) سم ومن اليسار بمسافة (١٫٢) سم ومن أعلى -تحت اسم الجهاز- بمسافة (٠٫٥) سم ومن أسفل بمسافة (٢) سم.
– تكون بداية كتابة أسطر مقاطع الرسالة داخلة عن إطارها الأيمن بمقدار (١٫٥) سم، ويكون مقطع التحية والأسطر التالية لكل مقطع داخلة بمقدار (٠٫٥) سم، وتكون نهاية كتابة أسطر المقاطع قبل الإطار الأيسر بمقدار (٠٫٥) سم.
– تكتب البنود أو المواد أو الفقرات التي تتضمنها الرسالة من بداية السطر، وتكون موازية لأول سطر في المقطع الذي تتبعه.
– تدون بيانات الوارد في أسفل الجانب الأيمن من آخر صفحة في الرسالة. وإن لم يمكن ذلك فينظر إلى أقرب مكان مناسب في الرسالة.
– تدون الكلمات مثل (سري، مستعجل، برقية) في منتصف الرسالة تحت الإطار العلوي للرسالة.
– يدون رقم الصفحة فوق الإطار الأسفل وترقم الصفحات منسوبة إلى إجمالي عدد الصفحات.
– يدون تحت الإطار عنوان الجهة المرسلة والعنوان الوطني وأرقام الاتصال والبريد الإلكتروني.
– التحية: تدون تحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، وتكون بداية كتابة التحية موازية للأسطر التالية لبداية المقاطع.
– الديباجة: المدخل أو التمهيد لعرض الموضوع، وتتضمن عبارة التقديم للدخول في الموضوع كالإشارة إلى المراسلات السابقة.
– العرض والمناقشة: ويتضمن عرض الموضوع وتفاصيله ووقائعه ووجهة النظر حوله.
– النتيجة: وبها تتحدد نتيجة أو متطلب الرسالة.
– الإنهاء: تنهى الرسالة بعبارة (والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
– المرسِل: هو من يوقع الرسالة، ويدون اسم مركزه الوظيفي في الجزء الأيسر من أسفلها، وتحته يُترك فراغ للتوقيع، وتحت التوقيع يُكتب اسم المرسل.
– التزويد: عدا ما يصدر من المقام الكريم من مراسلات، تدون أسماء الجهات المراد تزويدها بنسخة أو صورة من الرسالة في أسفل الجهة اليمنى من الصفحة الأخيرة من النسخة الثانية منها، وفي مستوى منخفض قليلاً عن محاذاة اسم المرسل.
– إذا كانت الرسالة تعميماً داخلياً أو خارجياً، تدون كلمة (تعميم) في منتصف أعلى الرسالة ويدون اسم المرسل إليه وفقاً للقائمة الموضحة فيها الجهات المطلوب تبليغها بالتعميم إن وجدت.
– يجب أن تخلو الرسالة من الكشط أو التعديل بعد اعتمادها أو توقيعها أو تصديرها، وعند الحاجة يكون التعديل أو الإضافة برسالة لاحقة.
